文档整理(9.19)

最近几天自己把电脑上的历史文档进一步做整理,其中主要是对类似temp临时目录文件夹进行整理,花费了差不多2个半天的时间才算基本整理完成。

就我自己的电脑来说,基本的文档目录划分,文档归类整理还是比较完整的。类似公司内部管理会分为产品售前方案模板,产品规划和研发,团队管理和考核,经营会等大目录;而对于外部项目本身又会分为项目售前支撑,执行项目跟踪管控等。而对于执行项目本身一般又会分为项目计划启动,需求方案,实施执行,验收,产品定制开发等大的目录结构,整个文档分类和管理还是相对完善。

但是最近发现一个大的问题就是,在后续的项目日常管理和跟踪中,有些关键的文档并没有及时归档到对应的目录中,而是在桌面上增加了很多temp临时文件夹对日常项目沟通协同,邮件反馈的文档进行存储。在存储的时候为了避免文档挤压太多,自己还按月份每个月建一个新的文件夹进行存储。而整个里面最大的问题就是临时文件越积越多,当然垃圾类文档也越来越多,导致这些文档没有进行很好的管理,有些有用的文件也没有及时挪出。虽然自己的电脑桌面经常看起来还是很干净,但是一到内部目录就很乱了。

而对于个人文档的管理,实际上最重要的就是建立好分类目录和文件夹结构,并能够配合everything搜索工具以快速的查找和定位到需要的文件。实际上我们观察周围同事朋友你就会发现基本的文档管理是否做的好。

1. 本身电脑桌面就很乱:有两种可能没有及时整理到归类目录,但是更大可能是基本没有文档管理

2. 电脑桌面干净,但是内部基本没有分类目录,文档全部丢到类似temp临时文件夹

3. 电脑桌面干净,内部文档分类目录也建立了,但是目录建立的类别,粒度不合适

当然对于第3种情况已经算得上比较好的个人知识或文档管理了。需要进一步改进的就是文档目录重新规划,以进一步方便进行文档查找和检索。文档分类目录的规划需要注意以下几点。

1. 文档分类目录基本符合MECE法则,即不会出现文档同时属于两个目录而不好归档情况

2. 文档分类目录要和自己日常工作事务和学习本身的挂钩,以业务驱动来进行目录分类

3. 目录结构的层次要合理,不能太深也不能太浅,原则是经常用的层次浅,长期不用的层次可以深

文档目录的整理,特别是一级目录整理一定不能太多,一级目录涉及到我们关键记忆,如果一级目录本身就很多将直接增加我们的记忆负担,一般3到5个一级目录足够,然后在进行二级分类展开。而对于本身的目录层次也同样,常用的文档一般控制在3层以内比较合适,不常用的可以5到7层都可以。

平时对电脑中文档进行及时整理本身也符合断舍离的思路,即不要过多的挤压保留无用文档,而要及时清理只保留有用的关键文档。有时候文档越多就越容易混乱,反而对自己造成负担,特别是很多人在学习的时候大量下载网上学习资料,这个在很早以前讲个人知识管理的时候就谈到过这点。

这次文档整理,最大感受就是对于temp临时文件夹的管理,最好的思路就是文件夹的存在最多应该只保留最近1个月的临时文件,同时在下个月的月初对上个月整月的临时文件进行清理,该删除的删除,该归档的归档,及时的清空上个月的临时文件夹。而不是类似我原来方式即不断的创建按月分类的临时文件夹,这样直接到了临时文件混乱,有些关键文档不方便查找和丢失的问题。